Vertragsverwaltung

Periodisch wiederkehrende Geschäfte automatisieren

Mit der TOPIX:8 Vertrags- und Serviceverwaltung automatisieren Sie Ihre periodisch wiederkehrenden Geschäftsvorgänge wie:

  • Periodisch abzurechnende Honorare
  • Beratungs- und Betreuungsleistungen
  • Jegliche Form von Mieten
  • Abonnements aller Art
  • Regelmäßige Servicetätigkeiten
  • Verbrauchsabrechnungen und Wartungsverträge
  • Beitragszahlungen von Vereinsmitgliedern
Der Funktionsumfang deckt die Anforderungen unterschiedlichster Branchen ab und ist vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet. Für beliebige Zeiträume, in beliebigen Perioden, mit festen Laufzeiten oder kontinuierlichen Verlängerungen können wiederkehrende Vorgänge mit der TOPIX:8 Vertrags- und Serviceverwaltung angelegt und automatisch abgerechnet werden.

Sonderfälle? Fast alles ist möglich

Für die automatisierte Abrechnung wird mit dem Output-Konfigurator in jedem Vertrag das "Wann" und das "Wie" bis ins letzte Detail hinterlegt.
Beliebig viele Varianten können dabei parallel geführt werden. Am Stichtag ist dann nur noch ein einziger Befehl nötig und jede gewünschte Menge von Rechnungen wird automatisch und vollständig individualisiert erzeugt.

Sammelrechnungen pro Kunde und Projekt sind ebenso möglich wie die Abrechnung über Drittfirmen, z.B. für Wiederverkäufer.

Auszug aus der Funktionen-Liste:

  • Regelmäßig oder unregelmäßig wiederkehrende Vorgänge mit fixen oder variablen Positionen
  • Vor- oder nachschüssige Abrechnung
  • Stichtagsgenaue Abrechnung
  • Einmalige Anfangs- und End-Sonderzahlung
  • Rumpfberechnung für Anfangs- und Abschluss-Teilzeiträume
  • Beliebige Variabilität für Laufzeitgestaltung und Abrechnungen
  • Zwei unterschiedliche Laufzeiten in einem Vertrag möglich, z.B. Grundhonorar und Verbrauchsabrechnungen
  • Automatische Rechnungsstellung zum Fälligkeitstermin mit automatisch individueller Generierung der Rechnungstexte aus einer Vielzahl von Vorgabeparametern
  • Frei gestaltbare Ausdruckformulare in beliebig vielen Varianten, wahlweise Druck oder PDF-/Mailzustellung
  • Sammelrechnungen pro Kunde, Kategorie oder pro Projekt, auch mit gezielter Zusammenfassung in mehreren Teil-Sammelrechnungen
  • Sammelfunktionen mit frei definierbaren Zwischenüberschriften und -summen
  • Kündigungsabwicklung mit Kündigungsfristen, Eingangsverwaltung, Auswertung von Kündigungsgründen, Fristprüfung und Kündigungsfreigabe
  • Festlegung, Überwachung und Abwicklung von geplanten Preisanpassungen
  • Planabschätzung für periodisch erwartete Umsätze, getrennt nach erwarteten Fix- und Verbrauchswerten
  • Diverse Auswertungsmöglichkeiten wie beispielsweise die einkaufs- und verkaufsseitige Gegenüberstellung von Verbrauchswerten

Speziell für Händler von Kopier- und Drucksystemen

Erfassung und Abrechnung von Verbrauchsdaten (Ergänzung zur Vertrags- und Serviceverwaltung)

Verbrauchsdaten aller Art können mit der TOPIX:8 Vertrags- und Serviceverwaltung rasch und mit gezielt einsetzbaren Kontrollmechanismen abgerechnet werden.

Möglich sind beispielsweise:

  • Zusammenfassend zentrale Darstellung von Objekt- und Gerätedaten
  • Automatisierte Ausgabe von Erfassungsbögen oder -erinnerungen (Mit wählbarer Vorlaufzeit und Zustellung per Post, Fax oder E-Mail)
  • Übernahme der Verbrauchswerte (Manuell, durch Import oder via Online-Abfrage, bei geeigneten Geräten auch durch direkte Geräteauslesung)
  • Import der Verbrauchsdaten anderer Erfassungssysteme
  • Kontrolle und Abgleich mit Prognose- oder Vorperioden-Werten
  • Übernahme, Kontrolle und Verarbeitung von (periodischen) Zulieferer-Abrechnungen

Für Xerox-Vertragspartner steht eine speziell auf sie abgestimmte Variante zur Verfügung.